توافق قادة الشركات حول العالم على أن إدماج الموظفين الجدد في ظل الظروف الاستثنائية التي فرضتها جائحة كورونا كان تحديًا أكبر مما تم توقعه في البداية.
ومع ذلك، فإن أهمية دمج الموظفين الجدد بشكل فعّال تظل أمرًا حتميًا. يهدف برنامج الدمج الشامل إلى تزويد الموظف الجديد بفهم واضح لمتطلبات الوظيفة، وهيكل الشركة، وعملياتها وأنظمتها، مما يساهم في تسريع عملية اندماجه وتأقلمه مع البيئة الجديدة.
علاوة على ذلك، أظهرت الدراسات أن برامج الدمج المنهجية تلعب دورًا كبيرًا في زيادة معدلات الاحتفاظ بالموظفين. فعلى سبيل المثال، أظهرت إحدى الدراسات أن 60% من الموظفين الذين شاركوا في برنامج دمج ممنهج استمروا في العمل لمدة ثلاث سنوات أو أكثر.
وفي هذا السياق، يمكن القول إن نجاح إدماج الموظفين الجدد عن بُعد يعتمد على بناء إطار عمل متكامل، يستند بشكل رئيسي إلى مفهوم “نظام الرفاق” (buddy system)، الذي يعزز من التواصل والدعم بين الموظفين الجدد وزملائهم.
|
5 الخطوات لضمان نجاح دمج الموظفين الجدد عن بُعد |
|
|
1- تعيين رفيق للموظف الجديد |
– يتضمن نظام الرفاق اختيار موظف متمرس لتقديم الدعم والتوجيه للموظف الجديد خلال فترة تكيفه مع بيئة العمل الجديدة. – ويتمثل دور الرفيق في الإجابة على استفسارات الموظف الجديد، ومساعدته في فهم مهامه، وتعريفه بزملائه في الفريق. – ولتحقيق أقصى استفادة من هذا النظام، نُوصي بإجراء لقاءات منتظمة بين الرفيق والموظف الجديد، سواء كانت وجهاً لوجه أو عبر وسائل الاتصال المرئية، مع التركيز على التفاعل المباشر خلال الأسابيع الأولى. – غني عن القول إن نظام الرفاق يسهم في خلق بيئة عمل إيجابية وشاملة، حيث يشجع على الحوار المفتوح والتواصل الفعّال بين الموظفين. – كما يوفر للموظفين الجدد شبكة دعم اجتماعي قوية تسهم في تسريع عملية اندماجهم في الفريق وتطوير مهاراتهم.
|
|
2- التعرف على ثقافة الشركة |
– يُعتبر التكيف مع بيئة عمل جديدة، خاصة في ظل طبيعة العمل عن بُعد، تحديًا كبيرًا للموظفين الجدد. – إذ إن غياب التفاعل المباشر يحد من قدرتهم على فهم ثقافة الشركة بشكل عميق، والتعرف على عاداتها وتقاليدها غير الرسمية التي لا يمكن نقلها عبر وسائل التواصل الرقمي. – يؤدي هذا الأمر إلى زيادة الحاجة إلى دعم إضافي وفترة أطول للتأقلم، خاصة وأن الموظفين الجدد غالبًا ما يشعرون بالعزلة والوحدة. – من الجدير بالذكر أن بيئة العمل الافتراضية لا تناسب الجميع، فبعض الموظفين، وخاصة أولئك الذين يتمتعون بشخصيات منفتحة على الآخرين، قد يشعرون بالحنين إلى التفاعلات الاجتماعية المباشرة مع الزملاء. – من جهة أخرى، قد يجد البعض الآخر، مثل الأشخاص الانطوائيين، صعوبة في التكيف مع الاجتماعات الافتراضية المكثفة . – لذا، من الضروري أن ندرك أن لكل موظف احتياجاته وتفضيلاته الخاصة، وأن نعمل على تلبية هذه الاحتياجات قدر الإمكان. – يجب أن يتضمن تثقيفك لهم ما يلي: – تقديم سرد وافٍ عن تاريخ الشركة وإنجازاتها، مع التركيز على رؤيتها ومهمتها الاستراتيجية، وأهدافها الطموحة على المدى القريب والبعيد. – تقديم لمحة عن الثقافة المؤسسية للشركة، التي تتجسد في قيمها المشتركة، وتوقعاتها من الموظفين، وأساليب عملها المميزة . – تحديد قواعد السلوك المتبعة في الشركة، مع التركيز على قنوات التواصل الرسمية وغير الرسمية، والالتزام بالوقت والمواعيد، وتعزيز بيئة عمل شاملة ومتعددة الثقافات. |
|
3- بناء فريق متماسك من الموظفين الجدد عن بُعد |
– يُعد بناء فريق متماسك من الموظفين الجدد الذين يعملون عن بُعد عنصرًا حاسمًا لدمجهم بسلاسة في بيئة العمل، سواء أثناء مرحلة التدريب أو بعدها . – إذ يسهل الشعور بالانتماء إلى فريق واحد يسّهل عملية التكيف والتأقلم، حيث يشجع على طرح الأسئلة، وتبادل الخبرات، وبناء علاقات وثيقة بين الأعضاء الجدد . – تمثل الخطوة الأولى في بناء جسور الثقة والتعاون تخصيص وقت كافٍ للتعارف بين جميع أعضاء الفريق، سواء كانوا يعملون عن بُعد أو في المكتب . – يمكن تحقيق ذلك عبر تنظيم جلسات تفاعلية تمكنهم من التعرف على بعضهم بعضًا بشكل شخصي، مما يخلق بيئة عمل إيجابية ويزيد من الشعور بالانتماء. |
|
4- التواصل الفعّال هو مفتاح النجاح |
– يُعدّ بناء خطوط اتصال واضحة بين مديري الموارد البشرية ومديري الأقسام والموظفين الجدد أمراً بالغ الأهمية، لا سيّما في ظل ظروف التوظيف عن بُعد التي فرضتها الجائحة . – ففي ظل هذه الظروف، يُصبح التواصل بمثابة الجسر الذي يربط بين الموظف الجديد والشركة، مما يساهم في تعزيز شعوره بالانتماء والولاء، ويدفعه لبذل أقصى ما لديه من أجل تحقيق أهداف الشركة. |
|
5- ضمان بدء تشغيل محطات العمل عن بُعد منذ اليوم الأول |
– من الضروري أن يشعر الموظف الجديد بأنه جزء لا يتجزأ من الفريق منذ البداية . – ولا يقتصر التكيف مع الوظيفة الجديدة على التعرف على المهام والمسؤوليات اليومية، بل يتضمن أيضًا منح الموظف تجربة انضمام سلسة وكأنها تجربة في المكتب . – يمكن تحقيق ذلك من خلال تقديم جولة افتراضية لمكان العمل المستقبلي، وتنظيم لقاءات اجتماعية افتراضية تسمح للفرق بالتفاعل مع زميلهم الجديد. – كما يمكن أن تساهم بعض اللمسات البسيطة، مثل بطاقة ترحيب موقعة من الفريق أو هدية رمزية تحمل شعار الشركة، في تعزيز الشعور بالانتماء حتى أثناء العمل عن بُعد. |
– يعاني الموظفون الجدد، وخاصة العاملين عن بُعد، من تحديات فريدة في بداية عملهم، فهم يسعون جاهدين لفهم أدوارهم ومسؤولياتهم الجديدة، وفي الوقت نفسه يتعاملون مع تحديات العمل عن بُعد.
– لتجاوز هذه التحديات، يجب أن نقدم للموظفين الجدد كل الدعم اللازم، بدءاً من توفير إجابات واضحة وشاملة لأسئلتهم حول السياسات والإجراءات، ووصولاً إلى توفير بيئة عمل داعمة تشجع على التواصل المفتوح.
