من المهارات الأساسية لتحقيق النجاح، القدرة على تتبع نفقات العمل لمراقبة التدفق النقدي، إذ يساعد ذلك على معرفة مدى توازن نفقات العمل مع المبلغ الذي تم توفيره.
لسوء الحظ، يشعر العديد من أصحاب الشركات الصغيرة بالاستياء الشديد من الوقت المستغرق في تتبع نفقات الأعمال بعيدًا عن الجانب التشغيلي لإدارة أعمالهم.
ولكن بمجرد أن يكون هناك نظام جيد لتتبع نفقات الأعمال، يمكنك أن ترى كيف أن تتبع النفقات هو أحد الأسس المحاسبية التي تدعم نجاح شركتك الصغيرة.
ما هي نفقات العمل؟
تنقسم نفقات الأعمال إلى فئتين مختلفتين:
1– تكلفة السلع المبيعة: نفقات الأعمال التي تتعلق بإنتاج منتجات الشركة.
2– مصاريف التشغيل العامة: جميع التكاليف اليومية الأساسية التي يتم تكبدها من خلال إدارة العمل، بما في ذلك الإيجار والضرائب ورواتب الموظفين والتصاريح.
يمكنك تقسيم نفقات الشركات الصغيرة، مما يسهل مراقبتها وتعديلها. على سبيل المثال، فصل التكاليف الثابتة والمتغيرة، وإدراج الاستهلاك والفائدة بشكل فردي.
فوائد تتبع نفقات الأعمال
هناك العديد من الفوائد لتتبع نفقات الأعمال الصغيرة:
الدفاتر المنظمة: تعني البيانات المالية الدقيقة استعداد صاحب العمل في أي وقت، سواء لتدقيق مصلحة الضرائب، أو التقدم بطلب للحصول على التمويل.
الوضوح حول أوجه الإنفاق: هذا يعني أنه يمكن بسهولة تقييم الجوانب التي يمكن فيها تقليل نفقات العمل لتحسين التدفق النقدي.
الخصومات الضريبية: العديد من نفقات الشركات الصغيرة معفاة من الضرائب ويمكن أن تقلل من الدخل الخاضع للضريبة.
تخطيط مالي أفضل: من خلال النظر في النفقات ومراجعة التقارير لتحديد جوانب الإفراط في الإنفاق، يمكن إجراء التعديلات والتخطيط وفقًا لذلك.
اكتشاف الاحتيال: عند مراقبة النفقات، يكون من الأسهل كشف أي احتيال مالي.
هذا وتتمتع الشركات الصغيرة التي تتعقب نفقات الأعمال وتراجع بانتظام تقارير نفقاتها بمزيد من التبصر حول وضعها المالي. وبالتبعية، تصبح أكثر ثقة في نجاح أعمالها في المستقبل.
|
3 خطوات لتتبع نفقات الأعمال |
|
|
1- الحصول على حساب مصرفي تجاري وبطاقة ائتمان |
قد يجد أصحاب الشركات الصغيرة أن الخط الفاصل بين نفقاتهم الشخصية ونفقات العمل ضبابي للغاية.
وعندما يحين وقت الضرائب، لا أحد يريد في البحث عن دفاتر نفقات العمل بين إيصالات البقالة والملابس.
لذا يُنصح بالحصول على حساب مصرفي تجاري منفصل حتى تكون النفقات المتعلقة بالعمل واضحة تمامًا.
سيحتاج صاحب العمل إلى فتح حساب مصرفي منفصل لتمويل الأعمال، وحساب توفير تجاري، وبطاقة ائتمان تجارية.
كما أنه من المفيد وضع نفقات العمل على بطاقة ائتمان، حيث تقدم بعض بطاقات الائتمان استرداد نقدي على المشتريات.
كما تسمح بعض البنوك بجمع النقاط واستبدالها بالرحلات الجوية والفنادق.
أيضًا يتم تسجيل نفقات الشركة كمعاملة رقمية تمر عبر الحساب المصرفي التجاري، وبالتالي يوجد سجل واضح في كشف الحساب المصرفي وإيصال.
|
|
2- الاحتفاظ بالإيصالات بشكل صحيح |
يجب تقديم كل من الإيصالات الورقية والرقمية وتسجيلها لضمان دقة مسك الدفاتر والحصول على الخصومات المستحقة عند تحصيل الضرائب.
الإيصالات الورقية
يُنصح بتجنب الإيصالات الورقية –إذا كان ذلك ممكنًا- واستخدام بطاقة ائتمان العمل، عوضًا عن ذلك، لصعوبة تتبع النفقات التي يتم دفعها نقدًا.
فيما يلي بعض الاستراتيجيات للحفاظ على تنظيم الإيصالات الورقية لنفقات عملك الصغير:
– احتفظ بجيب منفصل في محفظتك أو حقيبتك لإيصالات أوراق العمل. إذا لم تتمكن من الالتزام بتقديم إيصالاتك يوميًا، فخصص وقتًا أسبوعيًا لوضع هذه الإيصالات بعيدًا.
– استخدم مجلدات الملفات. في بداية العام، اصنع واحدة لكل شهر وقدم إيصالاتك وفقًا لذلك.
– رقمنة الإيصالات يحافظ التطبيق الذي يسمح لك بمسح الإيصالات ضوئيًا وتخزينها باستخدام جهازك المحمول على تخزين إيصالاتك بأمان ويمكنه إدخالها تلقائيًا في برنامج المحاسبة الخاص بك.
– تذكر أن مصلحة الضرائب تطلب من أصحاب الأعمال الصغيرة الاحتفاظ بإيصالاتهم لمدة 3 سنوات على الأقل، إلى جانب أي مستندات داعمة أخرى مثل البيانات المصرفية.
الإيصالات الرقمية
هناك العديد من تطبيقات ماسح الإيصالات التي تسهل تخزين إيصالات نفقات الأعمال رقميًا.
يعرض لك تطبيق تعقب نفقات العمل المكان الذي تذهب إليه أموالك بالضبط والمبلغ الذي تحتاج إلى ميزانيته.
|
|
3- اختيار طريقة تتبع النفقات |
عندما يتعلق الأمر بتتبع النفقات، هناك خياران: جدول بيانات بسيط أو برنامج محاسبة.
الخيار أ: جداول البيانات
عادة ما تبدأ الشركات الصغيرة الجديدة باستخدام جداول البيانات لتغطية النفقات، لأنها مجانية وبسيطة.
يستمر بعض أصحاب الأعمال الصغيرة في استخدام جداول البيانات على المدى الطويل، لمجرد أنهم يفضلونها.
ومع ذلك، مع نمو الشركة – وازدياد حجم النفقات نتيجة لذلك – ستوفر طريقة التتبع الأكثر تطوراً الوقت وتساعد على تجنب الأخطاء.
إذا كان هناك إمكانية لاستخدام برامج إكسل أو جداول بيانات جوجل، فيجب أن يكون ذلك سهلاً إلى حد ما باتباع الإرشادات أدناه.
أنشئ جدول بيانات في إكسل أو جداول بيانات جوجل باستخدام أعمدة تضم: التاريخ، والفئة، والتاجر، والمبلغ، والوصف.
الخيار ب: برامج المحاسبة
تساعد برامج المحاسبة على أتمتة عملية ترجمة الإيصالات إلى سجلات النفقات ويحافظ على تنظيم النفقات في فئات للوقت الضريبي.
يتصل برنامج تتبُّع نفقات العمل أيضاً بالحساب المصرفي والبطاقة الائتمانية، بحيث يتم تحديث نفقات صاحب العمل تلقائياً ويومياً.
بدلاً من الاضطرار إلى طباعة الإيصالات وتذكر كل معاملة تجريها على مدار اليوم.
سيقوم تطبيق تتبع النفقات ببساطة بتسجيل التفاصيل المهمة، والحفاظ عليها منظمة في فئات نفقات صديقة لمصلحة الضرائب.
|
