كيف تقدم الملاحظات السلبية بطريقة بناءة لتعزيز الأداء؟

كيف يمكن للمديرين نقل الملاحظات السلبية بأسلوب بنّاء؟

الأسلوب

التوضيح

عدم انتظار تقييم الأداء الدوري

– قد يرغب المديرون في تأجيل النقاشات الصعبة مع موظفيهم لحين معالجة المشكلات عند إجراء تقييم الأداء، لكن الانتظار قد يفاقم المشكلات القائمة، ويحرم الموظفين من فرصة تدارك الخطأ سريعاً.
 

الإيجاز والمباشرة

 
– ينبغي على المديرين الإيجاز ونقل الملاحظات بصورة مباشرة، وتجنب الإطراءات المفرطة، لأن ذلك قد يؤدي إلى عدم وضوح التوجيهات.

– يساعد الإيجاز والأسلوب المباشر في نقل الملاحظة على تخفيف توتر الموظف في مثل هذا الموقف.

نقل الملاحظة في لقاء مباشر

– يهدد الاعتماد على تطبيقات الاجتماعات عبر الإنترنت، أو البريد الإلكتروني في نقل الملاحظات بإساءة فهم الموظف للقصد منها.

– إذ لا تعكس هذه الوسائل المقصد بدقة، ولا تبيّن نبرة الصوت أو لغة الجسد.

– يميل الإنسان عادة للمبالغة في تفسير الملاحظات السلبية، خاصة الأجيال الأصغر سناً، لذا يُفضل إجراء لقاء شخصي مباشر بين الطرفين لتجنب إساءة الفهم.

عدم التطرق لسمات الموظف أو شخصه

 
– إن مهمة المدير هي تقييم الأداء وليس شخص الموظف.

– ويعتبر التعليق على طباع الموظف حكماً شخصياً بعيداً كل البعد عن الهدف المرجو، ألا وهو تحسين أدائه في العمل.

– لذا ينبغي التركيز على إفادة الموظفين بملاحظات محددة قابلة للقياس أو التقييم في سياق العمل، بغض النظر عن خلفية المرؤوس أو مستواه الوظيفي داخل الشركة.

اتباع نهج قائم على البيانات

 
– من الأفضل للمدير دعم ملاحظاته للموظف بأمثلة محددة، أو أنماط متكررة في أسلوب عمله، وعدم الاعتماد على التخمين.

– فالانتقادات المبهمة مثل “عليك التركيز أكثر على التفاصيل” لا تعطي الموظف فكرة واضحة عن الجوانب المطلوب تحسينها.

– الأفضل هو ذكر واقعة محددة، مثل تكرار الأخطاء الحسابية، واستعراض طرق تساعد الموظف على مراجعة عمله بدقة.

نقل الملاحظة في إطار من التعاون

 
– لا ينبغي أن تبدو عملية التقييم أو إبلاغ الملاحظة كأنها معركة يستعرض فيها المدير قدراته أمام الموظف.

– بل يتطلب الأمر تعزيز روح التعاون، والتأكيد على أن كلا الطرفين هم في فريق واحد وليسوا خصوماً، ويعملون معاً لحل المشكلة من أجل تحقيق الصالح العام للمؤسسة.