متى كان آخر اجتماع شخصي لك؟ دعنا نواجه الأمر: لقد أصبحت اجتماعات العمل حالياً إلكترونية بشكل متزايد.
بالرغم من أن الاجتماعات عبر الإنترنت أو الافتراضية يمكن أن تكون مريحة، فإنها قد تتسبب في عدم جدية المشاركين، حيث إنها قد تؤدي إلى فقدان الاهتمام والتركيز. عندما يتشتت الأشخاص، نفقد التركيز في الاجتماع ما يتطلب المزيد من الوقت لتكرار ما قيل.
تشير الدراسات إلى أن 47% من الوقت المخصّص للاجتماعات يُعتبر مهدراً.
والآن، يبدو أنّ الوضع يزداد سوءاً بخصوص الاجتماعات، إذ وفقاً لاستطلاعٍ أُجري مع عددٍ من كبار المديرين، أفاد 71% منهم بأنّ الاجتماعات تفتقر إلى الإنتاجيّة والفاعليّة، وهذا ليس فقط سيئاً، بل هو تدهورٌ ملحوظٌ، فما الذي يعيب الاجتماعات؟
في هذا التقرير يستكشف عالم النفس دكتور ريلي نادلر استراتيجيات لإجراء محادثات واجتماعات أكثر فاعلية:
|
6 استراتيجيات لإجراء محادثات واجتماعات أكثر فاعلية |
|
|
1- حدد أهدافًا واضحة |
قبل الاجتماع، حدد بوضوح الأهداف والنتائج المرجوة. يساعد هذا المشاركين على الحفاظ على تركيزهم ويضمن بقاء الاجتماع على المسار الصحيح. تقدم هذه الأهداف، التي يتم تقديمها للمشاركين قبل الاجتماع عبر جدول أعمالٍ مُفصّلٍ، الإرشاد، وتضمن التفهم الشّامل لسبب هذا الاجتماع، ما يؤدي إلى استعداد تام ومثمر. |
|
2- ضع جدول الأعمال سابقًا |
سواء كان المشاركون في الاجتماع موجودين في المبنى أو منتشرين حول العالم، فمن المهم أن يكونوا جميعاً على دراية بتفاصيل الاجتماع. بالرغم من أن جداول الأعمال الرسمية ربما لا تكون شائعة الاستخدام كما كانت في السابق، فعليك إعادة تبنِّي هذا التقليد. أدرج مواضيع الاجتماع في النص الأساسي للتقويم، قم بالدعوة إلى الاجتماع أو إرسال مستند بالبريد الإلكتروني قبل موعد الاجتماع. |
|
3- إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين |
حتى الاجتماع المُعد بأفضل تخطيط ممكنٍ قد يفقد مساره بغياب الشخصيات الرئيسية المُفترض تواجدها فيه. لضمان نجاح اجتماعك، اجعل من أولوياتك الاتصال المباشر مع الأشخاص الأساسيين في النقاش وتأكّد من حضورهم وإشراكهم في الحوار. |
|
4- إدارة الوقت بفاعلية |
في عالم اليوم سريع الخطى، تعد إدارة الوقت بفاعلية أمرًا بالغ الأهمية لإدارة اجتماعات فعالة ومثمرة. تسمح لنا إدارة الوقت بتحقيق أقصى استفادة من مواردنا المحدودة وتضمن أن تكون الاجتماعات مركزة وفعّالة وتحقق أهدافها المقصودة. |
|
5- تقليل عوامل التشتيت إلى الحد الأدنى |
في العصر الرقمي الحالي، يمكن للمشتتات أن تعرقل الاجتماع بسهولة. شجع المشاركين على تقليل عوامل التشتيت عن طريق وضع هواتفهم أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم جانبًا ما لم يكن ذلك ضرورياً للاجتماع. وهذا يساعد في الحفاظ على التركيز والإنتاجية. |
|
6- تقديم التعليقات والملاحظات |
يجب أن يجد القائد الفرص لإعطاء الملاحظات عندما يحقق الموظف نجاحًا للاعتراف به وتعزيزه؟ إن استخدام كلمة “لأن” بعد الاعتراف بشخص ما يجبرك على أن تكون محددًا بشأن السلوك الإيجابي. مثال: لقد قمت بعمل جيد في الاجتماع، لأن إجاباتك كانت صحيحة، وشجعت الآخرين على التحدث، وأظهرت صفاتك القيادية. قبل الاجتماع، قم بتجميع أي ملاحظات أو أي معلومات عن خلفية الاجتماع قد تستخدمها وكذلك أي أسئلة. عندما تجهز قائمة أو مجموعة من النقاط فسيقل الضغط عليك للتفكير في أي أسئلة فورية، وبذلك تتمكن من التفاعل مع المناقشة المطروحة. يمكنك كتابة أي أسئلة لديك في جدول العمل أو تجهيز مستند بملاحظاتك قبل موعد الاجتماع مع الأهداف الأولية والأفكار الهامة. |
