حيويةً لعلاقة المدير بموظفيه .. كيف يُمكن عقد الاجتماعات الفردية بكفاءة عالية؟

يُعاني الكثيرون من مشكلة الاجتماعات الفردية في العمل التي تُشكل عبئًا زمنيًا كبيرًا وتُولد شعورًا بالإحباط المتكرر، ولكن، لحسن الحظ، تتوفر طرق فعّالة لتنظيم هذه الاجتماعات بشكل أفضل، ممّا يُسهم في تحسين جودة هذه الاجتماعات وتحقيق أقصى استفادة منها.

أفضل الممارسات لتنظيم الاجتماعات الفردية

إيقاع الاجتماع

– إنّ اعتماد أسلوب “عقد الاجتماعات عند الحاجة” يُعدّ أسوأ طريقة لإدارة هذا النوع من اللقاءات، وذلك بحسب استطلاع شمل العديد من المديرين.

– فقد أظهرت دراسة استقصائية حديثة شملت 4000 فرد أنّ 49% من المشاركين يفضلون عقد اجتماعات أسبوعية مع موظفيهم بمدة 30 دقيقة، بينما يميل 22% آخرون إلى عقد اجتماعات كل أسبوعين بمدة تتراوح بين 45 و60 دقيقة.

– وبشكل عام، يُعدّ الإيقاع الأسبوعي هو الإيقاع المفضل لتنظيم الاجتماعات الفردية، ممّا يُؤكّد على أهمية اعتماد نمطٍ منتظمٍ لعقد هذه اللقاءات.

مكان الاجتماع

– أُجريت دراسة استقصائية شملت 4000 موظف حول تفضيلاتهم لمكان عقد الاجتماعات، وقد أظهرت النتائج تباينًا ملحوظًا في الآراء.

– فقد حظيت مكاتب رؤساء العمل بأعلى نسبة تفضيل، حيث اختارها 51% من المشاركين، بينما احتلت قاعات المؤتمرات المحايدة المرتبة الثانية بنسبة 52%، وجاءت مساحة العمل الخاصة في المرتبة الأخيرة، حيث لم تلقَ ترحيبًا كبيرًا من الموظفين، إذ فضلها 29% فقط.

الإضاءة المناسبة في الاجتماعات الافتراضية

– عند حضور اجتماع افتراضي، احرص على توفير الإضاءة المناسبة، وذلك لإزالة أي ظلال قد تُخفي ملامح وجهك.

– ففي معظم أجهزة الكمبيوتر، تكون الكاميرا أعلى من مستوى عيني الشخص الذي يظهر على الشاشة، وينتج عن ذلك شعور الشخص المُقابل بأنك تحدق به بنظرة منخفضة أو بعينين نصف مغمضتين عندما تنظر إلى الصورة المعروضة على الشاشة.

– والحل الأمثل لتجنب هذا التأثير هو الحفاظ على التواصل البصري المباشر من خلال النظر مباشرةً إلى الكاميرا أثناء التحدث.

أهمية التواصل البصري مع موظفيك

– يقع العديد من القادة في فخ إهمال التواصل البصري المباشر مع موظفيهم خلال المحادثات، مُفضلين التحديق بشاشات هواتفهم المحمولة مع كل إشعار بوصول رسالة جديدة. يُرسل هذا السلوك رسالة سلبية مفادها أن الموظف غير ذي قيمة وأن وقته لا يستحق التقدير.

– لإظهار أهمية وقتك واحترامك لموظفك، ابدأ الاجتماع بإخراج جهازك المحمول وإيقاف تشغيله أمامه، فهذه الإشارة البسيطة تُرسل رسالة قوية مفادها أنك تقدر وقته وأنك حاضر بشكل كامل في هذا اللقاء.

بدء الاجتماع

– إنّ بدء الاجتماع بالتركيز على المشكلات قد يُعيق التفاعل الإيجابي ويُحوّله إلى نقاش سلبي، لخلق بيئة تفاعلية إيجابية، يُنصح ببدء كل اجتماع بطرح سؤال إيجابي من قبيل: “ما الذي يسير بشكل جيد في عملنا حالياً؟”

– ولا تنسَ طرح سؤال هام قبل ختام الاجتماع: “ما هي الأمور التي لم نناقشها اليوم والتي تستحقّ النقاش في المرة القادمة؟”

– وأخيراً، “لتأكيد اهتمامك بدعمهم، يمكنك طرح سؤال ختامي: “ما الذي يمكنني فعله كمسؤول لدعم عملكم بشكل أفضل وتقديم المساعدة اللازمة؟”

من يضع جدول الأعمال؟

– تُعتبر التقارير المباشرة ذات جداول الأعمال المُحددة، من أفضل الأدوات لإيصال المعلومات، ولعلّ أفضل جداول الأعمال هي تلك التي يُنشئها المرؤوسون، بينما تُعدّ أسوأها تقييمًا تلك التي يُنشئها المدير.

– إذن، ما الداعي لإهدار الوقت في إنشاء جدول أعمال، بينما يمكنك الاستعانة بقدرات الآخرين لإنجاز هذه المهمة؟

تجنب فخ التأخير واستنزاف الطاقة!

– هل تعلم أن ساعة اجتماعاتك ليست 60 دقيقة كاملة، بل هي 45 دقيقة فعّالة فقط، فعندما تُخصص 30 دقيقة للاجتماع، يجب أن تفترض ضمنيًا أن كل نصف ساعة تحتوي على 20 دقيقة عمل فقط.

– الحل بسيط: فكّر في الساعة كأنها 45 دقيقة، وخصص 15 دقيقة في نهاية كل اجتماع لاستخدام الحمام، أو احتساء القهوة، أو مراجعة بريدك الإلكتروني.

– ستساعدك هذه الدقائق الإضافية على تجديد طاقتك، وتحسين تركيزك في الاجتماع التالي، وتجنب الشعور بالإرهاق والتوتر.

حافظ على سجلات اجتماعاتك مكتوبة بكل دقة ووضوح

– ننصح بشدة بتطبيق تقنية تحويل الكلام إلى نص على أجهزتكم المحمولة أو أجهزة الكمبيوتر، تتيح هذه التقنية تسجيل ملخص الاجتماع مباشرةً في رسالة بريد إلكتروني تُرسلونها إلى أنفسكم، بعد ذلك، قوموا بحفظ نص البريد الإلكتروني ضمن ملفات الموظفين.

فوائد هذه الطريقة:

– توفير سجل مكتوب واضح: يضمن ذلك توثيقًا دقيقًا لما تمت مناقشته في الاجتماع، مما يُعدّ مرجعًا هامًا في حال حدوث أي خلافات أو مشكلات في المستقبل.

– تعزيز المساءلة: يُساهم وجود سجل مكتوب في تعزيز المساءلة بين جميع المشاركين في الاجتماع، حيث يُمكن الرجوع إليه بسهولة لتحديد المسؤوليات والالتزامات.

– تحسين كفاءة التواصل: يُمكن مشاركة نصّ البريد الإلكتروني مع أيّ من أطراف الاجتماع الذين لم يتمكنوا من الحضور، ممّا يُساعد على ضمان مشاركة الجميع في المعلومات.

– تسهيل عملية البحث: يُمكن البحث بسهولة عن المعلومات المُتعلقة بالاجتماع في نصّ البريد الإلكتروني، ممّا يُوفر الوقت والجهد.